In Fuhrparks mit mehreren Hundert Fahrzeugen zählt jede Prozessoptimierung – insbesondere im Schadenmanagement, das neben hohen Kosten auch erhebliche operative Auswirkungen mit sich bringt. Die Einführung der digitalen Schadenakte stellt dabei einen paradigmatischen Wandel dar: weg von papierbasierten Prozessen hin zu einer strukturierten, DSGVO-konformen und revisionssicheren digitalen Dokumentation.
In vielen Unternehmen erfolgt die Schadendokumentation noch immer fragmentiert – via E-Mail, Excel, papiergebundene Formulare und manuelle Kommunikation mit Werkstätten oder Versicherern. Die Folge sind Medienbrüche, unvollständige Unterlagen und hoher administrativer Aufwand.
Die digitale Schadenakte hingegen zentralisiert und strukturiert alle relevanten Informationen in einem System – von der Schadenmeldung über Lichtbilder bis zur Reparaturrechnung. So entsteht eine vollständige, jederzeit abrufbare und transparente Historie zu jedem Schadenfall.
Durch die digitale Erfassung aller schadenrelevanten Informationen – inklusive Zeiterfassung, Bearbeiter-Historie und Kommunikationsverläufen – wird eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Das erhöht nicht nur die interne Nachvollziehbarkeit, sondern ist auch bei Rückfragen von Versicherungen oder Leasinggesellschaften ein entscheidender Vorteil.
Die digitale Schadenakte ermöglicht die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Fahrerdaten, Fotos, Gutachten). Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert vergeben, Daten können fristgerecht gelöscht oder archiviert werden. Ein entscheidender Aspekt, insbesondere im Hinblick auf Audits und Compliance-Vorgaben.
Dank klar definierter Workflows und manipulationssicherer Archivierung erfüllt die digitale Schadenakte alle Anforderungen an eine revisionssichere Ablage – ein nicht zu unterschätzender Faktor bei internen oder externen Prüfungen, etwa durch Wirtschaftsprüfer oder Versicherer.
Durch die Integration der Schadenakte in bestehende Flottenmanagement-Systeme lassen sich Schadensmeldungen, Werkstattvermittlungen, Freigaben und Kommunikation mit Versicherern automatisieren. Das reduziert Bearbeitungszeiten signifikant und minimiert den Fahrzeugausfall.
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Für eine vollständige, rechtssichere und verwertbare Schadenakte sollten mindestens folgende Inhalte digital erfasst und archiviert werden:
Schadenmeldung (inkl. Ort, Zeit, Beteiligte)
Fotos der Schadensituation und -teile
Angaben zum Fahrer, Fahrzeug, Leasinggesellschaft
Unfallbericht bzw. polizeiliche Dokumente (falls vorhanden)
Kommunikation mit Versicherung und Werkstatt
Gutachten oder Kostenvoranschläge
Rechnungen (Reparatur, Abschleppdienst etc.)
Freigabeprotokolle und interne Notizen
ggf. Schadensklassifizierung und Zuordnung zu Kostenstellen
Auf Basis der Anforderungen wird ein Anbieter evaluiert, der folgende Punkte erfüllt:
Digitale Fahrzeugakte mit integriertem Schadenmanagement
Web- & App-Zugänge für Fahrer und Fuhrparkleitung
DSGVO-Konformität & Hosting in Deutschland
Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z. B. Buchhaltung, DMS, Versicherer)
Individuell anpassbare Workflows
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Die digitale Schadenakte ist weit mehr als nur ein Werkzeug zur Dokumentation – sie ist ein strategisches Instrument zur Kostenkontrolle, Prozessbeschleunigung und Compliance-Sicherung. Für Fuhrparkmanager großer und anspruchsvoller Flotten bietet sie die notwendige Transparenz und Steuerungsfähigkeit, um Schadenmanagement nicht nur operativ, sondern auch wirtschaftlich und rechtlich auf ein neues Niveau zu heben.
Tipp: Achten Sie bei der Auswahl der Lösung auf Schnittstellenfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit zur Integration in Ihr bestehendes Fuhrparkmanagement-System.