Die regelmäßige Führerscheinkontrolle – für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellen eine Pflichtaufgabe. Gerade für Fuhrparkmanager stellen Terminvereinbarung und Kontrolle regelmäßig einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand dar. Deswegen hat sich beim Fuhrparkmanagement mittlerweile neben der manuellen Führerscheinkontrolle auch die Form der elektronischen Führerscheinkontrolle etabliert. Wir erklären, was Sie dabei beachten müssen und welche Vorteile sich für Sie ergeben.
Das Thema Halterhaftung betrifft jedes Unternehmen, das Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt. Sie besagt, dass nicht nur der Fahrer, sondern auch der Halter eines Fahrzeuges bei möglichen Verstößen gegen das StVG oder z.B. Mängeln am Fahrzeug haften. In Unternehmen ist dies die Unternehmensführung, der Vorstand oder der Inhaber des Betriebs. Nicht selten werden diese Pflichten jedoch auf den Fuhrparkmanager übertragen und die Führerscheinkontrolle liegt in den Händen der Fuhrparkverwaltung. Bei Nichteinhaltung drohen dem Halter Strafen vom Bußgeld bis zur Freiheitsstrafe. Aus diesem Grund sollte das Thema Führerscheinkontrolle nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Während gerade in kleineren Unternehmen die Führerscheinkontrolle oft noch manuell durchgeführt wird, haben sich viele Unternehmen bereits für die elektronische Führerscheinkontrolle entschieden. Aber wie läuft eine elektronische Kontrolle ab?
Bei der elektronischen Führerscheinkontrolle wird durch den Fuhrparkverantwortlichen oder die Fahrer selbst mit Hilfe einer Software und digitaler Prüf-Systeme der Führerschein geprüft und anschließend die erfassten Daten in einem digitalen Verwaltungssystem gespeichert. Der Vorteil der digitalen Führerscheinkontrolle liegt dabei auf der Hand – sie kann sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen, ist dennoch rechtssicher und kann einfach durch die Mitarbeiter selbst durchgeführt werden. Gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten oder großem Fuhrpark hat sich diese Variante bewährt.
Eine Form der Kontrolle ist die Prüfung des Führerscheins via Barcode, QR-Code oder RFID-Chip. Fällt die Wahl auf diese Form, werden die entsprechenden Code-Labels bzw. Chips auf dem Führerschein angebracht. Solche Identifikations-Etiketten enthalten spezifische Informationen, die nur einem Fahrer zugeordnet sind. Das Anbringen sollte normalerweise durch den Fuhrparkverantwortlichen erfolgen, damit ein potenzieller Betrug ausgeschlossen werden kann. Ist geplant, dass Bar- und QR-Codes durch die Fahrer mit dem Smartphone überprüft werden können, müssen zusätzlich teilweise noch zusätzliche Siegel oder Hologramme aufgebracht werden, um eine rechtskonforme Kontrolle des Führerscheins zu gewährleisten. RFID-Chips sind einmal aufgeklebt manipulationssicher, da sie im Falle des Abziehens funktionsunfähig werden. Aber aufgepasst: Regulierungen können von Land zu Land abweichen – während es in Deutschland erlaubt ist, Labels auf Führerscheine anzubringen, ist es das z.B. in Österreich nicht.
Über elektronische Lesegeräte wie Barcode-Scanner oder Smartphone-Apps können diese Codes ausgelesen werden. Prüfstationen (z.B. für die RFID-Codes) können firmenintern bei der Schlüsselausgabe, innerhalb des Fahrzeuges oder auch extern (z.B. an Tankstellen) angebracht werden. Fahrer können so die Führerscheinkontrolle auch selbst durchführen und außerdem jederzeit und überall mit dem Smartphone die Führerscheinkontrolle übernehmen. Mit einer unterstützenden Software werden außerdem automatisch eine Erinnerungsmail oder SMS-Nachricht versendet, um eigenständig und fristgerecht die Führerscheinkontrolle durchzuführen zu können. Für den Fuhrparkmanager sind die Prüfvorgänge und Fristen der Führerscheinkontrolle jederzeit ersichtlich und können exportiert werden. Eine Führerscheinkontrolle wird 2x im Jahr empfohlen – sollte es jedoch zu Verdachtsfällen bei Fahrern kommen oder es Gründe geben, die eine häufigere Kontrolle nötig machen, kann das Intervall erhöht werden.
Hierbei wird jeder Mitarbeiter dazu automatisch aufgefordert, über eine App-Integration die Führerscheinkontrolle selbstständig durchzuführen. In einem 3-stufigen Prozess wird der Führerschein eingescannt, auf Sicherheitsmerkmale überprüft und mit dem Gesicht der Person abgeglichen. Die Dokumentenprüfung erfolgt mittels Artificial Intelligence.
Da das Thema Führerscheinkontrolle unter die Halterhaftung fällt, ist eine rechtssichere Durchführung und Dokumentation der Kontrolle für das Fuhrparkmanagement elementar. Dank der elektronischen Führerscheinkontrolle werden Fahrer und die Führerscheinangaben zentral erfasst und die Dokumentation der Prüfungen ist lückenlos. Die digitale Kommunikation erfolgt außerdem automatisiert und Verantwortliche haben einen schnellen Zugang zu den relevanten Informationen. Prüftermine werden nicht mehr übersehen, da eine entsprechende Software alle relevanten Verwaltungs-, Report- und Benachrichtigungsprozesse automatisch steuert. Außerdem können die Fahrer ihre Führerscheinkontrollen bequem zeit- und standortunabhängig bewerkstelligen. Das geschieht entweder dank der App-Lösung oder alternativ mit Hilfe von Lesegeräten oder dem Smartphone.