KI-Dokumentenerkennung im Fuhrpark

Effizientes Rechnungsmanagement ist eine der zentralen Herausforderungen im modernen Fuhrparkbetrieb. Gerade bei großen Fahrzeugflotten mit mehreren hundert Fahrzeugen summieren sich monatlich hunderte bis tausende Belege – von Tankquittungen über Leasingrechnungen bis hin zu Servicegutschriften. Die manuelle Bearbeitung ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. KI-gestützte Dokumentenextraktion bietet hier eine technologische Antwort mit hohem Automatisierungspotenzial.

Von Papier zu Daten: Der Wandel im Fuhrparkcontrolling

In klassischen Prozessen werden Rechnungsdaten oft manuell erfasst, geprüft und zugeordnet. Das kostet Ressourcen und bindet wertvolle Arbeitszeit in der Fuhrparkadministration. Vor allem Belegformate wie PDF, Papier oder Fotos stellen eine Herausforderung dar.

Moderne Lösungen wie CARSYNC ermöglichen heute, eingehende Rechnungen per KI automatisiert auszulesen und strukturiert aufzubereiten – unabhängig vom Dateiformat.

So funktioniert die KI-gestützte Dokumentenextraktion

Im Zentrum steht eine trainierte künstliche Intelligenz, die Rechnungen anhand verschiedener Merkmale erkennt und relevante Daten extrahiert. Die Extraktion erfolgt mittels LLM ( Large Language Model) und semantischer Analyse. 

Die CARSYNC-Lösung erkennt u. a.:

• Kennzeichen zur Fahrzeugzuordnung
• Rechnungsnummern, Beträge und Steuersätze
• Leistungsdatum und Ausstellerinformationen
• Kostenarten wie Tanken, Waschen, Reparatur etc.
• Gutschriften (z. B. aus Versicherungsfällen oder Bonusprogrammen)
• Kostenstellen anhand definierter Regeln oder historischer Zuordnungen

Die Dokumente können dabei als PDF, Scan oder CSV-Datei hochgeladen werden – per Einzel- oder Massenupload

Vorteile für große Fuhrparks

Gerade Unternehmen mit großen, komplexen Mischflotten profitieren von diesen Funktionen in besonderem Maße:

• Automatisierte Zuordnung zu Fahrzeugen und Kostenstellen
  → Beschleunigt interne Freigabe- und Buchungsprozesse
• Reduzierte Fehlerquote und mehr Transparenz in der Kostenstruktur
  → Erhöht die Aussagekraft im Fuhrparkcontrolling
• Erkennung und automatische Verarbeitung von Gutschriften und Sonderfällen
  → Vermeidung manueller Sonderbuchungen
• Wesentliche Reduktion administrativer Aufwände
  → Freisetzung von Kapazitäten für strategische Aufgaben

Praxisbeispiel: Vom Tankbeleg zur digitalisierten Transaktion

Ein Fahrer tankt unterwegs, fotografiert den Beleg mit dem Smartphone und lädt ihn in das System hoch. Die KI erkennt automatisch:

• Fahrzeug (über Kennzeichen)
• Betrag, Steuersatz und Kostenart (Tanken)
• Datum und Ort
• ggf. Zahlungsart oder Zusatzinformationen

Das Dokument wird digital erfasst, korrekt zugeordnet und in Echtzeit im System dokumentiert.

Erweiterte Funktionen: Duplikaterkennung & Compliance-Sicherheit

Zusätzlich erkennt das System automatisch Dubletten, unvollständige Belege oder fehlerhafte Angaben. Dank integrierter Prüfregeln können Prozesse revisionssicher gestaltet werden, inklusive Wiedervorlagefunktionen und Kommentarmöglichkeiten für interne Bearbeitungsschritte.

Effizienz trifft Kontrolle

Die KI-Dokumentenextraktion ist ein elementarer Baustein für ein zukunftsfähiges Rechnungsmanagement im Fuhrpark. Sie schafft nicht nur Skalierbarkeit bei wachsender Belegmenge, sondern verbessert gleichzeitig Datenqualität, Transparenz und Compliance.

Mit Lösungen wie CARSYNC ECO legen Fuhrparkverantwortliche den Grundstein für vollständig digitale, automatisierte Workflows.

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