Um eine Unternehmensflotte effizient zu verwalten und gleichzeitig kostensparend zu führen, können Fuhrparkverwaltende auf Unterstützung zurückgreifen. Geht es um das Tank- und Lademanagement für Flottenfahrzeuge, spielen Tank- und Ladekarten eine immer größere Rolle bei der Fuhrparkverwaltung. Wir zeigen auf, welche Vorteile und Herausforderungen sich für Flottenmanager ergeben.
Was sind Tank- und Ladekarten
Tankkarten ermöglichen ein unkompliziertes Tanken der Flottenfahrzeuge. Es handelt sich dabei um eine spezielle Kreditkarte, die es Fahrern von Fuhrparkfahrzeugen ermöglicht, Kraftstoff an Tankstellen aufzufüllen, ohne dafür in Vorkasse gehen zu müssen. Ladekarten garantieren auf der anderen Seite den Zugriff auf Ladestationen für Elektrofahrzeuge. Eine Ladekarte ist ähnlich wie eine Tankkarte, jedoch speziell für Elektrofahrzeuge ausgelegt. Sie ermöglicht es Fahrern, auf Ladestationen zuzugreifen und ihre Elektrofahrzeuge aufzuladen.
Vorteile von Tankkarten
Die Nutzung von Tankkarten gibt Fuhrparkverantwortlichen die Option, den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrzeugs in Echtzeit zu überwachen. Das bedeutet, dass sie unmittelbar Einblicke in den Kraftstoffverbrauch und die damit verbundenen Kosten erhalten. Das wiederum ermöglicht es, Kostenersparnisse zu generieren und den Kraftstoffverbrauch zu optimieren. Gleichzeitig macht eine Tankkarte das Auftanken der Fahrzeuge für Fahrer einfacher und komfortabler, da sie keine Quittungen oder Tankbelege sammeln und später einreichen müssen. Stattdessen wird die jeweilige Transaktion automatisch erfasst und bearbeitet. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Unternehmen, die Tankkarten anbieten, oft spezielle Tarife und Rabatte für Kraftstoffeinkäufe erhalten. Dadurch können Flottenmanager Kosten senken und Einsparungen erzielen. Einige Unternehmen nutzen Tankkarten nicht nur zum reinen Befüllen der Fahrzeuge, sondern verwenden diese auch für andere Leistungen, wie z.B. die elektronische Führerscheinkontrolle über das Auslesen der Tankkarte. CARSYNC kooperiert hier z.B. mit TotalEnergies, die allen Tankkartenkunden die elektronische Führerscheinkontrolle an allen TotalEnergies Tankstellen anbieten.
Herausforderungen von Tankkarten
Am häufigsten wird der Missbrauch von Tankkarten bemängelt. Tankkarten können von Fahrern unrechtmäßig genutzt werden, indem sie sie für nicht-autorisierte Kraftstoffkäufe verwenden. Um dies zu vermeiden, müssen Fuhrparkverantwortliche sorgfältig kontrollieren, wer Zugang zur Karte hat, und welche Kaufbeschränkungen gelten. Außerdem besteht die Möglichkeit des Kartendiebstahls – ein finanzielles und Datenschutz technisches Risiko für das Unternehmen. Flottenmanager müssen sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen ergriffen werden, um das Risiko von Diebstahl und Missbrauch zu minimieren. Durch die Analyse von Fahrzeug- bzw. Fahrtendaten wird es außerdem möglich, Tankdaten zusätzlich zu validieren – hier können z.B. die Daten eines (elektronischen) Fahrtenbuches als Grundlage dienen,das unter anderem Informationen über Kilometerstand oder Fahrer des Firmenfahrzeuges liefert.
Vorteile von Ladekarten
Durch die Verwendung von Ladekarten kann der Stromverbrauch jedes Elektrofahrzeugs analysiert und die damit verbundenen Kosten langfristig optimiert werden. Das ermöglicht Fuhrparkverantwortlichen, Einsparungen zu erzielen und die Betriebskosten zu senken. Zusätzlich macht eine Ladekarte das Laden von Elektrofahrzeugen für Fahrer unkomplizierter, da das Laden der Fahrzeuge und die anschließende Abrechnung auf einfache Weise gewährleistet wird.
Die Verwaltung von Tank- und Ladekarten im Fuhrpark
Flottenmanager sollten klare Regeln und Richtlinien festlegen, um den Einsatz von Tank- und Ladekarten im Fuhrpark zu regeln. Dazu gehört die Festlegung, wer auf die Karten zugreifen darf, wie viel Kraftstoff oder Strom erlaubt ist und wie oft die Karten verwendet werden können. Außerdem sollte der Kraftstoff- und Stromverbrauch jedes Fahrzeugs im Fuhrpark genau im Blick behalten werden. So kann der Verbrauch langfristig optimiert und die Betriebskosten gesenkt werden. Mit modernen Fuhrpark-Management-Systemen ist es möglich, den Kraftstoff- und Stromverbrauch in Echtzeit zu überwachen – die Ergebnisse dieser Analysen können als Handlungsgrundlage für mögliche Anpassungen des Kartenmanagements herangezogen werden.
Kartensicherheit, Abrechnung und Schulungen
Wichtig für die Sicherheit im Umgang mit Tank- und Ladekarten sind Sicherheitsvorkehrungen, um das Risiko von Diebstahl und Missbrauch zu minimieren. Dazu gehört die Einschränkung des Zugriffs auf die Karten, die Verwendung z.B. von PIN-Codes oder anderen Möglichkeiten der Fahrer-Identifizierung und das Überprüfen von (auffälligen) Transaktionen. Ein regelmäßiger Abgleich der Kartenabrechnungen mit den Fahrzeugverbräuchen kann helfen, mögliche Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und zu lösen. Durch die Nutzung der richtigen Software, ist es möglich, Tank-Rechnungen (auch als Massenupload) in Ihr System hochzuladen und unkompliziert digital einzusehen bzw. zu bearbeiten.Weiterhin haben Flottenmanager die Möglichkeit, Fahrer über die Verwendung von und den Umgang mit Tank- und Ladekarten zu schulen. Dies kann dazu beitragen, Missbrauch und unnötige Kosten zu vermeiden.
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