Baustellen, Privathaushalte, Firmengebäude – im Alltag Ihres Handwerksbetriebes sind die Mitarbeiter unermüdlich im Einsatz. Hier geht Nichts ohne die entsprechenden (Nutz-)Fahrzeuge, denn Ihre Kunden befinden sich nicht nur im direkten Umfeld sondern oft hunderte Kilometer vom Unternehmensstandort entfernt. Da ist es nicht verwunderlich, dass Fehler beim Fuhrparkmanagement direkte Auswirkungen auf den ganzen betrieblichen Ablauf haben. Wichtigstes Ziel für die Fuhrparkverwaltung: Verlässlichkeit, Sicherheit und einfache Prozesse. Was ist die Lösung? Statt fehleranfälliger Excel-Listen und angestaubten Akten-Ordnern haben sich moderne, digitale Verwaltungsmethoden etabliert. Hier stellen wir Ihnen vor, was Sie von diesen Systeme erwarten können und worauf Sie achten sollten.
Das Problem: Hoher Zeitaufwand und Dokumentationschaos
Die Verwaltung eines Fuhrparks, selbst bei wenigen Fahrzeugen ist zeitintensiv. Übergabeprotokolle, Tankrechnungen, Leasingverträge, Versicherungen und Schadensprüfung - alles muss detailliert dokumentiert werden, damit bei Kontrollen und der späteren Abrechnung alles seine Ordnung hat. Zum einen fehlt im hektischen Tagesgeschäft oft die Zeit, zum anderen müssen die Aufgaben des Fuhrparkmanagements auf Grund von Personalmangel teilweise fachfremde Personen übernehmen, die eigentlich nicht für das Fuhrparkmanagement ausgebildet sind – dies führt zu schnell zu Unregelmäßigkeiten. Abhilfe kann hier ein digitales Fuhrparkmanagement leisten.
Der Vorteil von digitalem Fuhrparkmanagement
Mit der Nutzung von cloudbasierten Selbstverwaltungs-Softwares sind alle Fuhrparkinformationen zu jeder Zeit in nur einer Plattform abrufbar. Excel-Listen, Ordner und verschiedene Apps werden hier durch eine einzige Anwendung ersetzt und Sie erhalten alle Informationen an einem Ort. Dank der Cloud-Technologie ist es außerdem möglich, dass mehrere Personen sogar von unterwegs auf alle Daten zugreifen und diese bearbeiten können. 
Ganz einfach: Die digitale Fahrzeug- und Fahrerakte
In der digitalen Fahrzeugakte können alle Fahrzeuginformationen und Vertragsdaten digital bearbeitet und verwaltet werden. Die entsprechenden Fahrzeug- und Fuhrparkdaten sind für Sie stets zentral an einem Ort gespeichert und jederzeit verfügbar. In der digitalen Fahrerakte erhalten Sie außerdem eine übersichtliche Verknüpfung von Fahrern und Fahrzeugen. Außerdem wird Ihnen durch die Visualisierung der Fahrerhistorie der Überblick über alle Fahrer und deren entsprechende Buchungszeiten ganz leicht gemacht. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass Ihre Selbstverwaltungs-Software auch die Halterhaftung (Führerscheinkontrolle und UVV) abdeckt – so vermeiden Sie, noch einmal zusätzlich Geld für eine weitere Software ausgeben müssen.
Unkomplizierte Geschäftspartnerverwaltung
Gerade die Verwaltung und Kommunikation von und mit Werkstätten, Versicherern und anderen Partnern ist bürokratisch und zeitaufwendig. Einfacher wird es, wenn Sie diese digital verwalten, ohne lästen Papierkrieg und komplizierte Excel-Listen. Mit der digitalen Geschäftspartnerverwaltung können Sie ganz unkompliziert Ihre Partner koordinieren. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, einen direkten Kostenüberblick über eine Partneraufschlüsselung zu erhalten. Zusätztlich dazu besteht außerdem die Option, digital Ihre Lieferanten managen. All dies fließt bereits in einen weiteren Punkt ein, der bei der Fuhrparkverwaltung immer wichtiger wird: Die Fuhrparkoptimierung.
Geld sparen durch Fuhrparkoptimierung
Werden Ihre Rechnungen digitalisiert und die entsprechenden Rechnungsdaten sofort automatisch ausgelesen, erkennen Sie direkt Einsparpotentiale. Dank der künstlichen Intelligenz der neusten Softwares werden Dokumentendaten schnell erkannt und können im Nachgang kinderleicht aus Dokumenten maschinell extrahiert werden. So erhalten Sie schnell Antworten auf die klassische Fragen des Fuhrparkmanagements: Wann wird welches Fahrzeug überhaupt genutzt? Werden wirklich alle Fahrzeuge im Fuhrpark benötigt? Durch die datengeschützte Fuhrparkoptimierung erhalten Sie anhand Ihres Fuhrpark-Dashboards schnell eine detaillierte Übersicht über alle relevanten Fahrzeugdaten. Hier erfahren Sie mehr über die Kostenoptimierung Ihres Fuhrparks.
Direkte Schnittstelle zu Werkstatt und Partnern
Jeder Handwerksbetrieb weiß, wie wichtig es ist, die Ausgaben im Blick zu behalten und unnötige Kosten einzusparen. Ein Weg kann beim digitalen Fuhrparkmanagement die Integration zu Werkstätten und Partnern sein. Ein Beispiel dafür ist das CARSYNC-Partnernetzwerk, das seinen Kunden Einsparungen von bis zu 30% ermöglicht. Auch die Terminbuchung mit Werkstätten kann durch eine Buchung via App vereinfacht werden, genauso wie eine Terminübersicht für Fahrer und Fuhrparkmanager. Wer über Leasing-Fahrzeuge verfügt, sollte außerdem unbedingt auf eine übersichtliche Verknüpfung von Fahrern und Fahrzeugen achten. Neben diesen wertvollen Features, erleichtert digitales Fuhrparkmanagement auch herausfordernde Aufgaben wie die Halterhaftung für den Fuhrparkleiter.
Die digitale Halterhaftung und manuelles Fahrtenbuch
Die Halterhaftung ist ein Thema, das viele Betriebe und Fuhrparkmanager nachhaltig beschäftigt und das auf Grund von mangelnden Kenntnissen oft eher schlecht als recht umgesetzt wird. Rechtliche Grundlagen verpflichten zur regelmäßigen Kontrolle von Führerscheinkontrolle (bestenfalls 2x pro Jahr) und der regelmäßigen Fahrerunterweisung (UVV). Mit der digitalen Halterhaftung können Lerninhalte zum Thema Fahrerunterweisung ganz einfach online per e-Learning eingesehen werden und Prüftermine sowie Kontrollen geraten dank automatischer Erinnerung nicht mehr in Vergessenheit. Mit einem digitalen, manuellen Fahrtenbuch arbeiten Sie beim Fuhrparkmanagement mit einer finanzamtkonformen Dokumentation der Fahrten, wodurch sich für Ihren Betrieb eine einfache, aber sichere Steuerersparnis ergeben kann.
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