Firmenfuhrparks verfügen meist über einen Mix aus unterschiedlichen Mobilitätsvarianten. Gerade bei größeren Unternehmen erfreut sich der klassische Dienstwagen nach wie vor hoher Beliebtheit, während gleichzeitig die Nutzung von Poolfahrzeugen immer mehr zunimmt. Nutzen Mitarbeiter die Fahrzeuge sowohl beruflich als auch privat, wird die Nutzung eines Fahrtenbuches empfohlen. Aber was ist ein Fahrtenbuch, welche Vorteile bringt es und wie wird es bestmöglich genutzt? Erfahren Sie hier mehr.
Was ist ein Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch wird genutzt, um im Fuhrpark eine lückenlose Dokumentation von Datum, Uhrzeit, Fahrer, Zieladresse, Kilometerstand und Anlass von Fahrten für Dienstwagenfahrer und Poolfahrzeugnutzer zu gewährleisten. Diese Aufzeichnung dient zum einen der Kostenkalkulation im Fuhrpark und zum anderen, um eine für das Finanzamt konforme Dokumentation durchzuführen.
Warum ist das Fahrtenbuch wichtig
Werden Firmenfahrzeuge sowohl dienstlich als auch privat genutzt, muss die private Nutzung als geldwerter Vorteil berechnet werden. Die Definition des geldwerten Vorteils ist in §8 des Einkommenssteuergesetzes zu finden. Das Finanzamt erlaubt sowohl die Möglichkeit der 1% Methode zur Versteuerung (bei Dienstwagen wird bei der Berechnung der Einkommenssteuer z.B. monatlich 1% des Bruttolistenpreises zum monatlichen Gehalt pauschal hinzugerechnet) oder über das zeitnah geführte, lückenlose Fahrtenbuch. Wird das Fahrtenbuch korrekt genutzt, ist über die Eintragungen nachvollziehbar, welche Kosten entstanden sind, bzw. welche privaten Kilometer gefahren wurden. Anhand der gefahrenen Kilometer lässt sich dann der private Nutzungsanteil feststellen und in Prozent der Gesamtkosten ausweisen. Hinzugerechnet werden müssen neben z.B. der Leasingrate auch z.B. KFZ-Steuer, Versicherungen, Reparaturen und Tankrechnungen. Der geldwerte Vorteil wird für Arbeitnehmer zum Bruttogehalt hinzugerechnet. Das Führen eines Fahrtenbuches lohnt sich dann, wenn es sich um ein eher teures Auto handelt, dies eher selten privat genutzt wird, ein weiter Arbeitsweg vorliegt, es sich um ein altes oder gebrauchtes Auto handelt oder niedrige private KFZ-Kosten anfallen (wie z.B. Sprit). Außerdem hängt eine Rentabilität des Fahrtenbuches davon ab, welche Regelungen mit dem Arbeitgeber getroffen wurden, z.B. welche Kosten der Fahrer selbst tragen muss (z.B. die KFZ-Versicherung).
Welche Formen des Fahrtenbuches gibt es
Während gerade in kleineren Unternehmen gerne noch das Fahrtenbuch aus Papier zur händischen Dokumentation genutzt wird, wird diese Methode für größere Fuhrparks zunehmend obsolet. Mitarbeiter müssen hier selbst händisch ihre Fahrten dokumentieren bzw müssen die Fahrten im Nachgang vom Fuhrparkverantwortlichen eingetragen werden – Fahrten lassen sich später oft schlecht nachvollziehen, Mitarbeiter vergessen schlicht, die Fahrten einzutragen oder wenn vergessen wurde, den Kilometerstand direkt einzutragen, da gerade im Nachgang schwer nachzuvollziehen ist, welcher Kilometerstand zum Zeitpunkt der Fahrt vorlag. Stattdessen werden. nun vermehrt elektronische Varianten des Fahrtenbuches genutzt, auf die im nächsten Absatz genauer eingegangen wird. Der Vorteil der elektronischen Varianten liegt auf der Hand: Entsprechende Fahrtenbuch-Daten werden automatisch übertragen und verwenden Mitarbeiter z.B. eine App, können Sie, auch wenn mal kein Stift zur Hand ist, dennoch direkt die Fahrt-Details eintragen oder profitieren von der automatischen Übertragung der Daten durch verbaute Telematik-Lösungen.
Das elektronische Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch erfasst, wie auch das altbewährte Papierformat alle notwendigen Informationen zu Dienst- bzw Privatfahrten der Mitarbeiter im Firmenfuhrpark. Um die Fahrten jedoch elektronisch eintragen zu können, wird auf eine Telematik-Komponente zurückgegriffen, z.B. einen OBD-Stecker oder eine Telematik-Box. Entweder wird das elektronische Fahrtenbuch direkt durch den Arbeitgeber als Telematik-Einheit im Dienstwagen verbaut oder kann (im Fall eines OBD-Steckers) durch den Dienstwagenfahrer leicht nachgerüstet werden. Die Telematik-Einheiten zeichnen automatisch die Fahrten auf und speichern relevante Informationen direkt im System ab. Bei Poolfahrzeugen müssen sich Fahrer einmalig vor der Fahrt verifizieren, bzw muss der Führerschein auf Gültigkeit geprüft werden, da hier Fahrzeuge durch mehrere Mitarbeiter genutzt werden. Es gibt hier unterschiedliche Möglichkeiten der Verifizierung, während manche Unternehmen erst nach Vorlage des Führerscheins die Fahrzeugschlüssel aushändigen, arbeiten andere Unternehmen mit Systemen, bei denen sich Mitarbieter vor der Fahrt im Fahrzeug durch den Führerschein verifizierne und dadurch gleichzeitig das Fahrzeug starten können. Mit der richtigen Software für ein elektronisches Fahrtenbuch deckt Ihr Unternehmen alle Finanzamtanforderungen durch eine lückenlose, vollständige und manipulationssichere Dokumentation der Fahrten ab.
Das manuelle Fahrtenbuch mittels App
Für die manuelle Führung eines digitalen Fahrtenbuches wird meist eine App benötigt, die sich Fahrer von Firmenfahrzeugen herunterladen können, um dann direkt im Anschluss an die Fahrt die entsprechenden Informationen einzutragen. Die Daten werden dann auf einem Server gespeichert und sind zentral z.B. von einem Fuhrparkverantwortlichen einsehbar
Telematik-Einheiten für das elektronische Fahrtenbuch
Der OBD-Stecker
OBD steht für On-Board-Diagnose und dient zur Überwachung und Diagnose von Steuergeräten in Fahrzeugen. Der OBD-Stecker wird an die Fahrzeugelektronik angeschlossen und nutzt den OBD-Anschluss, um über Abfragen die Fahrzeuginformationen über Kilometerstand, Start und Stopp des Fahrzeuges und GPS-Koordinaten in Bezug auf Startort und Ziel der Fahrt zu erhalten. Diese GPS-Daten können via verbauter SIM-Karte an den jeweiligen Server übermittelt werden. Der OBD-Anschluss befindet sich in der Regel leicht zugänglich im Fußraum des Fahrzeuges und kann durch den Fahrer oder Fuhrparkverantwortlichen installiert werden. Da es beim OBD-Stecker jedoch keine Möglichkeit der Identifizierung des Fahrers gibt, wird diese Methode hauptsächlich für Dienstwagen mit nur einem zugewiesenen Fahrer herangezogen. Der Fahrer kann dann die noch nicht durch den OBD-Stecker erfassten Informationen selbst via App in das Fahrtenbuch eintragen.
Der FMT-Stecker
Grundsätzlich liefert der FMT-Stecker die gleichen Daten wie der OBD-Stecker. Der Unterschied besteht darin, dass der FMT-Stecker (im Vergleich zu OBD-Stecker und Telematik-Box) für Elektrofahrzeuge genutzt werden kann. Der Stecker wird statt im Fahrerraum durch Klebepunkte an der Batterie des Elektrofahrzeuges installiert. Die Verbauung an der Batterie lässt ein besseres GPS-Tracking zu, da der Stecker nicht im Fahrerraum verbaut und somit das Signal nicht abgeschirmt wird.
Die Telematik-Box
Eine Telematik-Box wird einfach und sicher im Fahrzeug verbaut. Sie ist nicht sichtbar und somit geschützt gegen Manipulationen, was bei elektronischen Fahrtenbüchern besonders wichtig ist damit die Anerkennung durch das Finanzamt und des Betriebsrats sichergestellt werden kann. Die Telematik-Box eignet sich durch die Möglichkeit der Fahrer-Identifizierung außerdem für Poolfahrzeuge, da sich Fahrer z.B. via Führerschein vor jeder Fahrt registrieren und so die Fahrten zugeordnet werden können. Da eine Telematik-Box in der Regel mehrere Steuergeräte abfragt und somit wichtige Erkenntnisse liefern kann, bietet sie mehr Möglichkeiten, um die Fuhrparkverwaltung effizienter und bequemer zu gestalten, etwa über Daten zum Tank- und Batterieladestand.
Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches
Fahrer können selbst über das Smartphone (Android & iOS) oder über eine Web-App Fahrten einsehen und direkt nach der Fahrt kategorisieren. Fahrer können außerdem das elektronische Fahrtenbuch für ihre eigene Steuererklärung exportieren und nutzen. Der Aufwand kann zusätzlich z.B. durch einen Kalenderimport oder eine Umkreiserkennung reduziert werden, da so Einträge erkannt und automatisiert eingetragen werden. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie sicher, dass es ein Rechte- und Rollenkonzept beim Umgang mit relevanten Daten gibt, um von vornherein den Datenschutz zu gewährleisten. Für Fuhrparkverantwortliche bedeutet die Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches eine enorme Zeit- und Aufwandsersparnis. Mit der entsprechenden Software, wie z.B. von CARSYNC können Fahrer und Fahrzeuge unabhängig von der Hardware und Fahrzeugmarke in nur einem System gesteuert werden. Sind noch offene Fahrten ausstehend, erhalten Fahrer eine Erinnerung zum nachträglichen Eintragen ihrer Strecken-Informationen, Stammdaten für Fahrer und Fahrzeuge werden ganz einfach verwaltet und Nutzern können entsprechende Zugriffsrechte erteilt werden. Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch der Buchhaltung zur Verfügung stellen möchten, können Sie dies außerdem per Fahrtenbuch-Export vornehmen. Durch die Nutzung von Telematikdaten wird langfristig eine Fuhrparkoptimierung möglich – gefahrene Kilometer, Auslastung der Fahrzeuge, Sprit-Verbrauch oder Fahrzeugkosten können durch die ausgelesenen Daten analysiert werden.