Shared Mobility im Unternehmen – ein Thema, das gerade zu Zeiten von Energie-Krise und Klimawandel viele Fuhrparkmanager beschäftigt. Oft liegt die Forderung der Unternehmensführung nach Minimierung der Fuhrparkgröße zu Grunde. Viele Firmen greifen dabei auf Poolfahrzeuge zurück – ein Pool an Fahrzeugen, die von allen Mitarbeitern gleichermaßen flexibel und sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden können. Welche Vorteile bieten Poolfahrzeuge noch und worauf sollten Sie achten? Lesen Sie hier mehr.
Was ist ein Poolfahrzeug?
Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung zu stellen. Anstelle des Dienstwagens greifen Firmen mittlerweile jedoch auch auf Poolfahrzeuge zurück. Im Vergleich zum Dienstwagen, der durch eine firmeninterne Car Policy nur einem Fahrer oder zusätzlich noch einem weiteren Fahrer zugeteilt ist, können Poolfahrzeuge von mehreren Mitarbeitern frei und je nach Fahrzeug-Verfügbarkeit genutzt werden. Poolfahrzeuge können sowohl dienstlich als auch nach Absprache mit dem Unternehmen privat genutzt werden.
Poolfahrzeug statt Dienstwagen
Da Poolfahrzeuge von vielen Mitarbeitern genutzt werden können und dementsprechend die Auslastung höher ist als bei Dienstwägen, können die Kosten im Fuhrpark durch die Einführung von Poolfahrzeugen gesenkt werden. Der Blick auf die TCO (Total Costs of Ownership) Ihrer Fahrzeuge lohnt sich oft. Durch ein intelligentes Buchungssystem kann z.B. eingesehen werden, wann Fahrzeuge zur Verfügung stehen, so dass Leerstand und ungenutzte Fahrzeuge minimiert werden. Außerdem sinken durch die Option, ein Fahrzeug durch mehrere Fahrer nutzen zu lassen die Kosten bei der Anzahl von Parkplätzen, der Fahrzeuganschaffung oder z.B. bei der Wartung der Fahrzeuge.
Private Fahrten mit dem Poolfahrzeug
Das Unternehmen legt fest, ob ein Poolfahrzeug auch privat genutzt werden darf oder nicht. Eine private Fahrt ist dabei eine Fahrt, die nicht mit der Arbeitstätigkeit in Verbindung steht. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, den Mitarbeitern auch private Fahrten zu erlauben, wird die Fahrzeugnutzung zum geldwerten Vorteil. Per Definition ist ein geldwerter Vorteil eine Arbeitnehmer-Begünstigung, die als Einkommen versteuert werden muss. Buchungssoftware kann hier ermöglichen, den geldwerten Vorteil anhand der gebuchten Fahrten zu errechnen und so den manuellen Aufwand verringern.
Die Versteuerung bei Poolfahrzeugen
Es gibt sowohl die Möglichkeit der 1% Methode zur Versteuerung oder einer Abrechnung über ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch. Fällt die Entscheidung auf die 1%-Methode, muss ein Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenfahrzeuges als geldwerter Vorteil berechnet werden. Außerdem werden für den Arbeitsweg 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer kalkuliert. Wird mit einem Fahrtenbuch gearbeitet, wird dokumentiert, welcher Fahrer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war. Hier wird dann der Anteil der Privatfahrten der Mitarbeiter an der Gesamtnutzung des Fahrzeugs berechnet. Dieser Prozentsatz der Gesamtaufwendungen des Wagens wird dann auf das versteuernde Jahreseinkommen addiert. Wird die 1% Methode bei der Nutzung von Poolfahrzeugen angewandt, zahlt sich das aus. Denn der zu besteuernde Betrag wird auf alle Fahrer mit privater Nutzung aufgeteilt, statt wie beim Dienstwagen nur auf eine Person. Allerdings müssen die Fahrer mit Zugriff auf mehrere Fahrzeuge einen Anteil an jedem Fahrzeug versteuern. Über digitale Fahrtenbücher z.B. von CARSYNC können Fahrten direkt als privat oder dienstlich kategorisiert werden und werden einem Mitarbeiter zugeordnet. Das digitale Fahrtenbuch ist Finanzamt konform und kann direkt an die Buchhaltung exportiert werden und verringert so den Aufwand einer manuellen Prüfung und Führung.
Um Zuwiderhandlungen und Verwirrung zu vermeiden, sollten Regelungen z.B. über die Privatnutzung der Fahrzeuge genau in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung festgehalten werden. Hier kann unter anderem außerdem schriftlich definiert werden, wann das Fahrzeug entgegengenommen wurde, was bei einem Unfall passiert oder wann das Fahrzeug zurückgegeben werden muss. Die Nutzung eines Fahrtenbuches unterstützt Fuhrparkverantwortliche. z.B. auch bei der Verwaltung von Strafzetteln durch Poolwagenfahrer. Da schriftlich festgehalten wird, wann welcher Fahrer das Fahrzeug gefahren hat, lässt sich ein Strafzettel schnell zuordnen.
Diese schriftlichen Vereinbarungen erfolgen meist durch den Fuhrparkverantwortlichen. Wurde bereits vom Unternehmen die Verantwortung für den Fuhrpark auf diese Person übertragen, dann ist in der Regel auch die Halterhaftung eine Aufgabe für den Fuhrparkmanager. TÜV, UVV und die regelmäßige Führerscheinkontrolle gehören damit zur Pflicht.
Halterhaftungspflichten bei Poolfahrzeugen
Die Halterhaftung liegt laut §21 der StVO für die Fahrzeuge beim Unternehmen selbst oder kann, nach Vereinbarung, an den Fuhrparkverantwortlichen übertragen werden. Neben z.B. der Fahrzeugkontrolle ist auch bei Poolfahrzeugen die regelmäßige Führerscheinkontrolle sowie eine regelmäßige Fahrer und Fahrzeug-UVV Pflicht. Durch den erweiterten Nutzerkreis kann, im Gegensatz zu dem einen zugewiesenen Fahrer eines Dienstwagens, bei der Poolwagen-Nutzung schnell Chaos entstehen. Daher ist es wichtig, dass die Aufgaben der Halterhaftungspflichten gerade bei der Poolwagennutzung ordentlich strukturiert, verwaltet und durchgeführt werden.
Regelmäßige Führerscheinkontrolle
Gerade bei einem größeren Nutzerkreis der Poolfahrzeuge empfiehlt sich eine Führerscheinprüfung vor jedem Fahrtantritt. Jeder Fahrer kann dann sich z.B. durch die Aufbringung eines RFID-Labels auf den Führerschein vor jeder Fahrt verifizieren und gleichzeitig wird der Führerschein geprüft. Zusätzlich sollte der Führerschein durch den Fuhrparkverantwortlichen 2x jährlich auf Gültigkeit geprüft werden. Mittlerweile wird auch das sogenannte Auto-Ident Verfahren z.B. von CARSYNC genutzt, mit dem Fahrer via App ihren Führerschein selbst prüfen können.
Fahrer-UVV
Mit einer entsprechenden digitalen Fuhrparkmanagement-Software wird auch die Durchführung der Fahrer-UVV als Teil der Halterhaftungspflichen vereinfacht. Hier können e-Learning Inhalte zur Verfügung gestellt werden, mit denen sich die Mitarbeiter prüfungsrelevante Inhalte selbstständig abrufen können, Fahrer erhalten automatische Terminerinnerungen für die Prüfung und die Dokumentation findet lückenlos und rechtssicher statt.
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