Rechnungsimport via CSV und PDF – skalierbar und smart

Fuhrparks mit mehreren hundert Fahrzeugen generieren monatlich eine Vielzahl an Rechnungen: Tankkartenabrechnungen, Leasingkosten, Werkstattservices und vieles mehr. Für Fuhrparkverantwortliche entsteht daraus eine zentrale Herausforderung: Wie lassen sich diese Daten effizient, sicher und ohne Medienbrüche in ein digitales System überführen – idealerweise automatisiert und skalierbar?

CARSYNC bietet hierfür eine intelligente Kombination aus CSV-Massenupload und automatisierter Verarbeitung von Einzel-PDFs und E-Rechnungen – ideal für Unternehmen mit hohem Belegvolumen.

Die Herausforderung: Belegflut im Großfuhrpark

Gerade bei Fuhrparks mit mehr als 250 Fahrzeugen fällt eine große Menge an Dokumenten an, darunter:

• Monatliche Sammelabrechnungen von Tankkartenanbietern

• Wiederkehrende Leasing- oder Mietrechnungen

• Einzelbelege für Wartung, Reparatur oder Reifenservice

Eine manuelle Verarbeitung dieser Dokumente ist fehleranfällig, zeitaufwendig – und oft nicht revisionssicher.

Die Lösung: Strukturierter CSV-Massenupload + intelligente Belegerkennung

CARSYNC ermöglicht Fuhrparkverantwortlichen einen CSV-Massenupload, mit dem hunderte Rechnungspositionen strukturiert ins System übertragen werden können – mit wenigen Klicks. Ergänzt wird dieser Prozess durch die Möglichkeit, einzelne PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) automatisiert verarbeiten zu lassen.

Funktionen im Überblick:

• CSV-Massenupload für Tankkartenabrechnungen, Leasingkosten, Dienstwagenregelungen etc.
• Einzelupload von PDF-Rechnungen mit automatischer Dokumentenextraktion
• Verarbeitung von E-Rechnungen gemäß aktueller gesetzlicher Vorgaben (z. B. XRechnung)
• Automatische Zuordnung zu Fahrzeugen, Kostenstellen und Kategorien
• Duplikaterkennung und Validierung von Belegen
  
  

Praxisbeispiel: Tankkarten-Abrechnung via CSV hochladen

Ein typischer Anwendungsfall im Großfuhrpark:

Ein Unternehmen mit 400 Fahrzeugen erhält monatlich eine CSV-Datei mit 1.200 Tankvorgängen von einem Anbieter wie z.B. UTA, DKV oder Aral. Diese Datei enthält relevante Informationen wie:

• Kennzeichen oder Fahrzeug-ID

• Tankdatum

• Betrag netto / brutto

• Umsatzsteuer

• Produkt (Diesel, Benzin, AdBlue)

Mit dem CARSYNC CSV-Import können diese Daten direkt ins System eingelesen, validiert und automatisch zugeordnet werden. 

Digitale Einzelrechnungen: PDF & E-Rechnungen automatisch erkennen

Zusätzlich können PDF-Rechnungen einzeln hochgeladen werden – zum Beispiel Werkstattbelege oder Leasingrechnungen. Die integrierte KI-gestützte Dokumentenerkennung extrahiert automatisch relevante Informationen wie:

• Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz

• Leistungsdatum und Rechnungssteller

• Kennzeichen zur Fahrzeugzuordnung

• Gutschriften oder Sonderfälle

Auch E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format können importiert und verarbeitet werden – inklusive Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Vorteile für Fuhrparks mit hohem Belegaufkommen

Die Kombination aus strukturiertem Massenupload (CSV) und automatisierter Verarbeitung digitaler Belege (PDF/E-Rechnung) bringt entscheidende Vorteile:

• Deutlich reduzierter manueller Aufwand

• Strukturierte, auswertbare Daten für Controlling und Reporting

• Höhere Transparenz bei Fahrzeugkosten

• Revisionssicherheit durch zentrale Dokumentation

• Nahtlose Weiterverarbeitung in Buchhaltungssysteme

  
  

Fazit: Digitalisieren statt Nacharbeiten

Wer heute einen großen Fuhrpark verantwortet, muss nicht jeden Beleg manuell prüfen oder kontieren. Mit CARSYNC automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und gewinnen Kontrolle über Ihre Flottenkosten – vom strukturierten Import bis zur revisionssicheren Archivierung.

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