Fuhrparks mit mehreren hundert Fahrzeugen generieren monatlich eine Vielzahl an Rechnungen: Tankkartenabrechnungen, Leasingkosten, Werkstattservices und vieles mehr. Für Fuhrparkverantwortliche entsteht daraus eine zentrale Herausforderung: Wie lassen sich diese Daten effizient, sicher und ohne Medienbrüche in ein digitales System überführen – idealerweise automatisiert und skalierbar?
CARSYNC bietet hierfür eine intelligente Kombination aus CSV-Massenupload und automatisierter Verarbeitung von Einzel-PDFs und E-Rechnungen – ideal für Unternehmen mit hohem Belegvolumen.
Gerade bei Fuhrparks mit mehr als 250 Fahrzeugen fällt eine große Menge an Dokumenten an, darunter:
Monatliche Sammelabrechnungen von Tankkartenanbietern
Wiederkehrende Leasing- oder Mietrechnungen
Einzelbelege für Wartung, Reparatur oder Reifenservice
Eine manuelle Verarbeitung dieser Dokumente ist fehleranfällig, zeitaufwendig – und oft nicht revisionssicher.
CARSYNC ermöglicht Fuhrparkverantwortlichen einen CSV-Massenupload, mit dem hunderte Rechnungspositionen strukturiert ins System übertragen werden können – mit wenigen Klicks. Ergänzt wird dieser Prozess durch die Möglichkeit, einzelne PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) automatisiert verarbeiten zu lassen.
Funktionen im Überblick:
Ein typischer Anwendungsfall im Großfuhrpark:
Ein Unternehmen mit 400 Fahrzeugen erhält monatlich eine CSV-Datei mit 1.200 Tankvorgängen von einem Anbieter wie z.B. UTA, DKV oder Aral. Diese Datei enthält relevante Informationen wie:
Kennzeichen oder Fahrzeug-ID
Tankdatum
Betrag netto / brutto
Umsatzsteuer
Produkt (Diesel, Benzin, AdBlue)
Mit dem CARSYNC CSV-Import können diese Daten direkt ins System eingelesen, validiert und automatisch zugeordnet werden.
Zusätzlich können PDF-Rechnungen einzeln hochgeladen werden – zum Beispiel Werkstattbelege oder Leasingrechnungen. Die integrierte KI-gestützte Dokumentenerkennung extrahiert automatisch relevante Informationen wie:
Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz
Leistungsdatum und Rechnungssteller
Kennzeichen zur Fahrzeugzuordnung
Gutschriften oder Sonderfälle
Auch E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format können importiert und verarbeitet werden – inklusive Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Die Kombination aus strukturiertem Massenupload (CSV) und automatisierter Verarbeitung digitaler Belege (PDF/E-Rechnung) bringt entscheidende Vorteile:
Deutlich reduzierter manueller Aufwand
Strukturierte, auswertbare Daten für Controlling und Reporting
Höhere Transparenz bei Fahrzeugkosten
Revisionssicherheit durch zentrale Dokumentation
Nahtlose Weiterverarbeitung in Buchhaltungssysteme
Wer heute einen großen Fuhrpark verantwortet, muss nicht jeden Beleg manuell prüfen oder kontieren. Mit CARSYNC automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und gewinnen Kontrolle über Ihre Flottenkosten – vom strukturierten Import bis zur revisionssicheren Archivierung.