Das Wort „Fuhrpark“ erzeugt vor dem inneren Auge schnell das Bild von riesigen Firmenparkplätzen und einer Flut an Flottenfahrzeugen. Aber auch mittelständische Betriebe stehen beim Fuhrparkmanagement vor komplexen Herausforderungen – auch mit weniger Fahrzeugen im Fuhrpark. Firmenwägen müssen verwaltet, Fahrer dokumentiert und Schadensfälle gemeldet werden. Wer kennt nicht die Regale voller Ordner, die Excel-Listen mit gelisteten Fahrzeugen und den Papierkrieg um fehlende Tankrechnungen. Aber ist das schon alles? Was genau umfasst eigentlich das sogenannte Fuhrparkmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen?
Die Fahrerverwaltung
Die Fahrzeugbuchung im Firmenfuhrpark
Um sicherzustellen, dass für die Mitarbeiter immer zur richtigen Zeit ein vollgetanktes bzw. geladenes Fahrzeug zur Verfügung steht, muss der Fuhrparkleiter die Fahrzeugbuchungen dokumentieren und verwalten.
Hier wird unter anderem eingetragen, welches Fahrzeug in welchem Zeitraum gebucht, bzw. verfügbar ist. So werden doppelte Buchungen vermieden und Mitarbeiter können zeitnah über Verzögerungen oder Ausfälle eines gebuchten Fahrzeugs informiert werden. Aber nicht nur die Fahrzeugbuchung, auch der Zugang zum jeweiligen Firmenfahrzeug muss koordiniert werden.
Fahrtendokumentation durch das Fahrtenbuch
Mit dem Fahrtenbuch stellt ein Unternehmen sicher, dass die Nutzung eines Firmenfahrzeugs kontinuierlich und detailliert dokumentiert wird.
Was genau muss jedoch im Fahrtenbuch stehen? Wichtig ist zunächst (auch für die Steuer) die Unterscheidung zwischen privater und betrieblicher Fahrt. Besonders für betriebliche Fahrten muss das amtliche Kennzeichen, der aktuelle Kilometerstand, Datum und Uhrzeit bei Fahrtantritt und Fahrtende, Startort und Ziel, Reiseroute und Reisezweck angegeben werden. Zusätzlich kann der entspreche Kunde bzw. Geschäftspartner abgefragt werden. Während die korrekte Führung des Fahrtenbuches plus die Fahrtenbuchungen bereits einen großen Teil der Fuhrparkverwaltung ausmachen, gehört die Verwaltung der einzelnen Fahrzeuge natürlich auch in die Kategorie “Fuhrparkmanagement”.
Die Verwaltung der Fahrzeuge
Die Fahrzeugakte für Firmenfahrzeuge
In der Fahrzeugakte finden sich alle fahrzeugbezogenen Dokumente, die der Fuhrparkleiter für die alltägliche Organisation des Fuhrparks benötigt.
Zur Fahrzeugakte, die oft als Excel-Liste geführt wird, gehören Kauf- und Leasingverträge, Versicherungsunterlagen, Werkstattrechnungen, Tankbelege und die zugehörige Tankhistorie, TÜV-Berichte und eine Übersicht über gefahrene und gelagerte Reifen. Die entsprechenden administrativen Prozesse werden nach wie vor oftmals via Excel-Listen oder ganz klassisch in Ordnern abgelegt und verwaltet. Anfallende Termine oder fällige Rechnungen werden nach wie vor meist händisch kontrolliert und bearbeitet. Eine Software zur Organisation des Fuhrparks kann hier Abhilfe schaffen, z.B. auch bei der Buchung der Fahrzeuge.
Der individuelle Fahrzeugzugang
Die Nutzung von Firmenfahrzeugen ist oftmals an Beschränkungen in Bezug auf das Zugriffsrecht geknüpft – nicht jeder Mitarbeiter darf alle Fahrzeuge uneingeschränkt nutzen.
Genau diese Richtlinien und Regelungen muss der Fuhrparkmanager beim individuellen Fahrzeugzugang im Auge behalten und gegebenenfalls genauer festlegen, welcher Angestellte oder welches Team welches Fahrzeug in was für einem Zeitfenster nutzen darf. Gleichzeitig gilt es, eine reibungslose Übergabe der Fahrzeuge bzw. der entsprechenden Schlüssel zu gewährleisten. In einem stressigen Arbeitsalltag hat niemand Zeit für Verzögerungen bei der Fahrzeugübergabe, da der Fuhrparkleiter auch noch weitere Aufgaben hat, die erfüllt werden müssen. Dazu gehört unter anderem die Herausforderungen der Halterhaftung und die Kostenkontrolle.
Rechtliche Grundlagen und Kostenkalkulation
Die Halterhaftung – Führerscheinkontrolle und Unfallverhütungsvorschrift (UVV)
Beim Fuhrparkmanagement gibt es auch rechtliche Vorgaben, an die sich der Fuhrparkleiter halten muss. Konkret geht es dabei um die Führerscheinkontrolle, welche durch § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG festgelegt ist und die regelmäßige Unterweisung in die Führung der Fahrzeuge (UVV), die durch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGVU) festgelegt wird.
Sowohl Führerscheinkontrolle als auch UVV müssen regelmäßig durchgeführt werden, denn der Fuhrparkmanager kann sowohl persönlich als auch strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden. Hier droht bei Verstößen eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Bei Fahrlässigkeit kann eine Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder eine Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen drohen. Neben den strafrechtlichen Folgen greift auch die zivilrechtliche Haftung – gemäß § 7 StVG muss der Halter den durch den Betrieb des Fahrzeuges entstandenen Personen- oder Sachschaden ersetzen. Diese rechtlichen Grundlagen dürfen bei der Fuhrparkverwaltung nicht schleifen gelassen werden, ebenso wenig wie das Kostenmanagement – denn der Firmenfuhrpark ist ein höherer Posten bei den Firmenausgaben als oft angenommen.
Das Kostenmanagement im Fuhrpark
Ein Firmenfuhrpark verursacht hohe Kosten für das Unternehmen, daher ist eine Kostenkontrolle im Hinblick auf Tankrechnungen, Verträge, Strafzettel oder Reparaturen extrem wichtig für die Budgetplanung.
Firmenfahrzeuge sind von der An- bis zur Abschaffung (Total Cost of Ownership) immer an Kosten geknüpft, die es vom Fuhrparkleiter zu kontrollieren gilt. Dies startet mit der Beschaffung eines Fahrzeugs, den anfallenden Treibstoffrechnungen, der Kontrolle und Bearbeitung von Strafzetteln oder laufende und abzuschließende Verträge mit Leasingpartnern. Fuhrparkleiter im Mittelstand verwenden hier oft Excel, um die anfallenden und ausstehenden Kosten zu dokumentieren. Zum Kostenmanagement gehört aber ebenso eine Budgetoptimierung im Hinblick auf die Zukunft. Hier muss kontrolliert werden, welche Fahrzeuge für den Fuhrpark wirklich notwendig sind, welche Routen regelmäßig gefahren werden, welche Fahrzeuge häufig in Benutzung sind oder auch, ob es mögliche Kosteneinsparungen beim Wechsel zu anderen Leasingpartnern, Werkstätten oder Fahrzeugmodellen gibt.
Während aktuell noch viele Aufgaben des Fuhrparkmanagements rein manuell erledigt werden, geht der Trend in Richtung Digitalisierung weiter.
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