Anschaffung, Tanken, Versicherung, Reparaturen oder Verwaltung – die Liste der Kosten, die ein Fahrzeug im Fuhrpark im Laufe seines Daseins verursacht ist lang und komplex. Nicht selten fehlt auch schlichtweg die Zeit oder das richtige Programm, um den Überblick über die Gesamtbetriebskosten, die sogenannten Total Costs of Ownership (TCO) zu behalten. Welche Kosten verursacht welcher Fahrzeugtyp? Welche Betriebskosten fallen an? Und wo kann man sparen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Gesamtkosten der Fahrzeuge Ihres Fuhrparks analysieren können und welche Anpassungen Ihnen bares Geld sparen.
Die Fixkosten
Der richtige Fahrzeugtyp für Ihren Fuhrpark
Geht es um die Erstanschaffung der passenden Fahrzeuge für Ihren Firmenfuhrpark, beginnt hier schon die Fuhrparkanalyse. So sollte zunächst durch den Fuhrparkleiter, Geschäftsführer oder Nutzer erörtert werden, welche Fahrzeuge überhaupt benötigt werden, welche Fahrzeugtypen bereits in Gebrauch sind und wie es um die Auslastung dieser Fahrzeuge steht. Auf diese Weise wird deutlich, welchen Fahrzeugtyp das Unternehmen bereits regelmäßig und erfolgreich nutzt und welche Fahrzeugtypen eigentlich im Fuhrpark keinen Sinn machen. Ein zeitintensives Unterfangen. Daher macht es Sinn, sich durch digitale Programme die Analyse zu erleichtern. Die richtige Softwareanwendung zeigt automatisch, welche Fahrzeugtypen im Fuhrpark vorhanden sind, welche Poolfahrzeuge vorrangig gebucht werden und wie viele Dienstwägen in Gebrauch sind.
Kraftstoffverbrauch, E-Fahrzeuge und Subventionierung
Da sich die Bundesregierung zum Ziel gesetzt hat, dass der Verkehrssektor bis 2030 klimaneutral arbeiten soll, gehört das Thema CO2-Emissionen und Einsparungen ganz klar auch zum Fuhrparkmanagement. Bei der Analyse des Kraftstoffverbrauches eines Fahrzeuges oder des gesamten Fuhrparks müssen deswegen verschiedene Faktoren in Betracht gezogen werden. So kann durch Softwareanwendungen analysiert werden, welche Fahrzeuge einen hohen Kraftstoffverbrauch haben, um entweder kurzfristig Kosten zu reduzieren oder sich langfristig für effizientere Fahrzeuge für den Fuhrpark zu entscheiden. Zu dieser Entscheidung zählt auch, abzuwägen, ob eine Umrüstung der Firmenflotte auf E-Mobilität langfristig kostengünstiger ist. Kraftstoff vs. Stromverbrauch ist hier eine Rechnung, die durch die richtigen Analysetools gut kalkuliert werden kann. Wie hoch sind die Kosten für Anschaffung, Betrieb oder Strom für E- und Hybridfahrzeuge und gibt es staatliche Subventionierungen? Außerdem gibt es zu bedenken, wann sich die Anschaffung der E-Fahrzeuge in die Fuhrparkstruktur amortisiert und welche Form der Carpolicy es geben muss, um Mitarbeitern die Abrechnung von Strom zu ermöglichen. Hier finden Sie mehr zum Thema “Umstieg auf E-Mobilität im Fuhrpark.”
Die Fahrzeugfinanzierung
Steht fest, welcher Fahrzeugtyp angeschafft werden soll, gibt es verschiedene Vorgehensweisen für den Fuhrparkleiter in Bezug auf die Anschaffungsart der Fahrzeuge. Die Entscheidung kann auf Leasing, Kauf, Langzeitmiete oder Finanzierung fallen, wobei die Anschaffungskosten der Fahrzeuge als Fixkosten gelten. Bei einer Softwareanwendung können diese regelmäßigen Fixkosten einfach eingetragen werden und sind bei einer Analyse direkt einsehbar. Spannend ist hier der Vergleich der unterschiedlichen Finanzierungsarten – es kann hier abgeleitet werden, welche die effizienteste Form der Finanzierung ist. Dies wiederum kann als Entscheidungsgrundlage für die Art der Finanzierung von weiteren Fahrzeugen dienen. Es gibt noch weitere Fixkosten neben der Fahrzeugfinanzierung.
Versicherungen und Steuern
Die monatlichen beziehungsweise jährlichen Beiträge für Versicherungen und Steuern der Fahrzeuge im Fuhrpark können ebenfalls als fixe Kosten berechnet werden, da sie gleichbleibend sind. Dennoch gibt es Möglichkeiten, durch eine entsprechende Analyse Kosten zu senken. Es lässt sich z.B. schnell erkennen, wie hoch die Versicherungsausgaben für welchen Fahrzeugtyp sind. Durch Softwareanwendungen lässt sich eine aktive Betreuung des Schadenmanagements gewährleisten und das Fuhrparkmanagement kann so auch moderne, dem Fuhrpark angepasste Versicherungsbausteine eigenhändig steuern.
Die variablen Kosten
Der Kraftstoffverbrauch im Fuhrpark
Zu den TCO gehören neben den reinen Anschaffungskosten auch die Betriebskosten des Fahrzeuges. Dazu gehören unter anderem auch die Kraftstoffkosten. Wieviel verbraucht welches Fahrzeug in welchem Zeitraum? Wo liegen die Unterschiede zwischen den Fahrzeugen in Bezug auf den Verbrauch? Hier ergeben sich bei der Analyse direkte Vergleichsmöglichkeiten und daraus resultierend auch Einsparpotentiale. Sollte z.B. bei der nächsten Fahrzeugbeschaffung ein anderes Modell gewählt werden, das weniger Kraftstoff verbraucht? Außerdem lässt sich durch eine entsprechende Software ein möglicher Tank-Missbrauch, das Tanken von Premium-Kraftstoffen sowie das Tanken an teuren Ladepunkten aufdecken – Faktoren, die bei der Analyse der TCO eine Rolle spielen. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse lassen sich dann Handlungsempfehlungen geben. Auch in Bezug auf den Umstieg auf E-Mobilität ergeben sich neue Fragestellungen. Besteht die Möglichkeit, den Fuhrpark zu elektrifizieren und bei der nächsten Beschaffung auf E-Modelle umzusteigen?
Reparatur, Wartung
Schadenmanagement gehört zu den Aufgaben jeden Fuhrparkleiters, ebenso wie die Aufsicht über anstehende Wartungsarbeiten an den Fahrzeugen. Auch hier kann anhand einer Fuhrparkanalyse-Software schnell erkannt werden, welche Fahrzeuge sich als wartungsintensiv herausstellen und häufiger in die Werkstatt müssen, als andere. Des Weiteren kann Software eine proaktive Steuerung von Vorgängen ermöglichen. Wartungen können nach Plänen oder auf Basis von Telematikdaten eingesteuert werden. Hier können gegebenenfalls Doppelaufträge generiert werden, wenn Schäden mit Wartungen, saisonalen Räderwechseln oder UVVs kombiniert werden. Die richtige Software schlägt außerdem direkt Rahmenvertragspartner im Umkreis vor, die nach den Servicelevel-Vorgaben des Kunden arbeiten.
Reifen und Glas
Das Thema Bereifung wird von Fuhrpark zu Fuhrpark unterschiedlich bearbeitet. Meist abhängig von der Größe des Unternehmens werden Reifenanalyse, Reifenwechsel oder Reifenkauf direkt vom Fuhrparkmanager selbst übernommen oder an externe Dienstleister weitergegeben. Hilfreich ist hier ebenfalls eine Software, die Einblicke gibt, welche Wartungs- und Kontrolltermine anstehen und z.B. welche Werkstattpartner zum Einsatz kommen. Weiterhin können die Werkstattkosten eingesehen und verglichen werden – kann z.B. durch einen Wechsel zu einer anderen Werkstatt Geld eingespart werden? Sollte ein bestimmter Fahrzeugtyp nicht mehr angeschafft werden?
Die Verwaltung
Ein Kostenfaktor, der häufig in Vergessenheit gerät ist die Verwaltung des Fuhrparks. Diese wird von Mitarbeitern oder externen Anbietern übernommen – dieser Punkt ist nicht zu vernachlässigen, denn in der Regel wird für die Verwaltung pro 100 Fahrzeuge in einem nicht professionell betriebenen Fuhrpark ein Mitarbeiter benötigt. Auch wenn die Anschaffung einer Software-Anwendung zur Fuhrparkverwaltung zunächst einen Kostenpunkt darstellt, kann diese langfristig helfen Kosten zu senken. Sie hilft dabei, die Fuhrparkdaten zur Ermittlung der TCO zu erfassen und somit die Verwaltungskosten nachhaltig zu reduzieren.