Die Geschäftsbeziehung zwischen Michael Schulz, Fuhrparkmanager der WSW Wupperthaler Stadtwerke Unternehmensgruppe und der CARSYNC GmbH begann bereits vor vielen Jahren. Was zunächst nur um eine Anfrage zum elektronischen Fahrtenbuch ging, entwickelte sich über die Jahre zu einer Partnerschaft, die der Fuhrparkmanager mittlerweile als „familiär“ bezeichnet.
Wie alles begann
Die erste Anfrage der WSW zu einem elektronischen Fahrtenbuch kam vor 10 Jahren durch eine Verbindung zu Dipl.-Kfm. K.-Theodor Hermann, langjähriger Business Development Manager und Stimme von CARSYNC und dem Bundesverband betriebliche Mobilität. Schulz, über Jahre hinweg Verantwortlicher für den Fuhrpark der WSW und für UVV und Halterhaftung im Fuhrpark beim Bundesverband betriebliche Mobilität, war auf der Suche nach einem Fuhrparkmanagement-Tool. Stammdaten-Verwaltung, manuelle Fahrtenbücher und der Druck, die Kosten des Fuhrparks zu minimieren, führten ihn auf den Weg des digitalen Fahrtenbuches. Beim Bundesverband betriebliche Mobilität wurde zum damaligen Zeitpunkt ein ebensolches UVV-Tool angeboten – ein Zufall, der zu einer langjährigen Geschäftsbeziehung führen sollte. Insbesondere ein Satz von Theo Herman blieb Schulz noch lange im Gedächtnis: „Sie können das haben, was sie haben wollen – wir können alles.“
„Unsere Verbindung war von Anfang an sehr familiär“
Das elektronische Fahrtenbuch
Mit dem Wunsch nach einem elektronischen Fahrtenbuch begann also zunächst die gemeinsame Geschichte. WSW startete eine Markt-Recherche und fand drei unterschiedliche Anbieter. Diese wurden dann in drei verschiedenen Abteilungen getestet – den Zuschlag bekam am Ende CARSYNC. Aller Anfang ist jedoch schwer –und so war auch die Akzeptanz für ein digitales Fahrtenbuch nicht sofort bei jedem Mitarbeiter gleich hoch. „Ich bin die Mutter aller Mitarbeiter als Fuhrparkmanager“ so Schulz, „ich muss dafür sorgen, dass alles reibungslos funktioniert.“ Dazu gehört auch, den Mitarbeitern aufkommende Ängste zunehmen.
Der gläserne Mitarbeiter
Viele Mitarbeiter trugen Sorge, dass durch ein elektronisches Fahrtenbuch jeder dienstliche Schritt bis ins letzte Detail nachvollziehbar sein würde. Das Bild vom „gläsernen“ Angestellten war in vielen Köpfen sehr präsent. Wie bei fast allen Neuerungen ließen sich auch bei WSW geteilte Lager feststellen– Begeisterung und Ablehnung lagen sehr nah beieinander. Michael Schulz dazu: „Wenn ich eine Affinität zum Thema Digitalisierung habe, dann geht das Onboarding sehr schnell oder wenn der Mitarbeiter weiß, dass er es machen muss, aber wenn ich generell damit nicht arbeiten will, dann klappt es auch nicht.“
Positive Entwicklungen
Für den Fuhrparmanager gibt es dennoch ganz klare Highlights des elektronischen Fahrtenbuches: „Der Papierwust konnte abgeschafft werden, die Rechtssicherheit gegenüber dem Finanzamt ist gewährleistet und auch Poolfahrzeuge können einfach verwaltet werden.“ Die Mühe, ein manuelles Fahrtenbuch zu kontrollieren und zu pflegen wird verringert und die Führerscheinkontrolle kann elektronisch durchgeführt werden. Eine eindeutige Zeitersparnis. „Bei mittlerweile ca.300 verbauten Systemen gibt es nun ca. pro Tag 15 Eintragungen ins Fahrtenbuch – da ist die Minimierung des Aufwandes natürlich gegenüber einem manuell geführtenFahrtenbuch enorm“, weiß Schulz zu berichten. Die Option, durch eine Weiterentwicklung des Produktportfolios hin zu einem A-Z Fuhrparkmanagement nach und nach bei weiteren Aufgaben des Tagesgeschäftes Unterstützung zu erhalten, sieht er zudem als Vorteil.
Höhen und Tiefen
Wie in jeder guten Familie gab es jedoch auch in der Geschäftsbeziehung zwischen WSW und CARSYNC Höhen und Tiefen. Umstrukturierungen im Personal und technische Entwicklungen bei CARSYNC führten zu Frustration. Michael Schulz: “Ich habe mich irgendwann nicht mehr abgeholt gefühlt. Es gab technische Probleme,Tickets wurden nicht bearbeitet, es war eine nervenaufreibende Zeit.“ Durch den persönlichen Kontakt, viele Gespräche und eine gemeinsam vereinbarte Zielsetzung ließen sich diese Differenzen jedoch aus der Welt schaffen und man war wieder auf einem guten gemeinsamen Weg.
„Unsere Geschäftsbeziehung ist Win-Win Situation – man lernt voneinander.“
Die CARSYNC Kultur
Gerade der Unternehmens-Kultur von CARSYNC kann Schulz viel abgewinnen. „Alle Mitarbeiter sind sehr offen, es wird sich dem Kunden angenommen – eine Win-Win Situation, man lernt voneinander. Ich hatte außerdem nie das Gefühl, ich bin der Kunde, du bist der Anbieter – es war von Anfang an immer sehr familiär.“
Zukunftsaussichten
Wenn es nach Schulz geht, ist mit dem elektronischen Fahrtenbuch der gemeinsame Weg mit CARSYNC noch nicht zu Ende. „Wir sind gerade in Gesprächen, was es noch fürweitere Optionen für uns gibt.“ Besonders spannend für WSW: Das ECO Fuhrparkmanagement System, um das Tagesgeschäft zu erleichtern und Prozesse zu verbessern – so kann seinerseits wieder eine Fokussierung auf die strategischenAufgaben erfolgen. Großes Interesse besteht außerdem daran, den Fuhrpark langfristig nachhaltig zu optimieren. Die entsprechenden Daten sammelt Schulz bereits täglich anhand des Fahrtenbuches in Zusammenarbeit mit CARSYNC und VISPIRON SYSTEMS, dem Partner von CARSYNC. Die einzigartige Familiengeschichte von CARSYNC und WSW geht also weiter. Michael Schulz macht deutlich: “Wir blicken gespannt in die Zukunft.“